Le guide pratique
Les informations à porter de mains
La création d’un guide pratique est importante, c’est un document clé pour toutes entreprises, quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité. Il fournit des instructions, des procédures, un annuaire ou encore un plan du site afin de guider les employés, les partenaires, ou même les clients, de manière simple et intuitive.
Ici, nous allons voir les étapes clés à la création d’un guide pratique.
Avant de commencer une création graphique, il est important de suivre certaines étapes :
- Définir l’objectif du guide
- Connaître son public
- Organiser le contenu de manière logique
- Adopter un format visuel efficace
- Tester et valider le guide
- Diffuser efficacement le guide
1/ Définir l’objectif du guide
La première étape de la création d’un guide pratique est de bien comprendre son objectif. Pourquoi ce guide est-il nécessaire ? À qui est-il destiné ? Quelles sont les informations que vous souhaitez transmettre ?
Les guides pratiques peuvent couvrir une multitude de sujets :
Les guides pratiques peuvent couvrir une multitude de sujets :
- Processus internes (exemple : gestion de la paie, procédures de recrutement).
- Utilisation d’outils ou logiciels spécifiques (exemple : utilisation d’un CRM).
- Normes de conformité (sécurité au travail, respect de la réglementation).
- Présentation d’une destination touristique (activités, visites, plan de vile).
Conseil : Évitez d’inclure des informations trop générales ou déjà bien connues de vos lecteurs. Alignez le contenu du guide sur les besoins spécifiques de l’entreprise ou du secteur.
2/ Connaître son public
La clé pour rédiger un bon guide est de bien connaître le public cible. Cela déterminera le ton, la langue et la complexité des informations.
- Public interne (salariés, équipes de direction) : Le guide devra être plus détaillé et technique, avec des procédures claires et des références aux normes internes.
- Public externe (clients, partenaires commerciaux) : Il peut être plus simple, clair et axé sur la compréhension rapide et efficace des informations importantes.
Conseil : Utilisez un langage accessible, évitez les jargons techniques sauf si votre audience est composée de spécialistes.
3/ Organiser le contenu de manière logique
Un bon guide pratique doit être bien structuré pour permettre à l’utilisateur de trouver rapidement les informations recherchées.
Conseil : La table des matières doit être claire, indiquez les différents chapitres et sections du guide.
4/ Adopter un format visuel efficace
Le format du guide joue un rôle majeur dans son efficacité. Utilisez des outils visuels qui facilitent la compréhension et l’assimilation des informations.
- Illustrations : Des schémas, diagrammes ou captures d’écran aident à expliquer des processus complexes.
- Mise en page claire : Laissez suffisamment d’espace entre les sections, et choisissez une typographie lisible.
- Couleurs : Utilisez les couleurs de manière cohérente pour mettre en valeur des informations importantes sans surcharger le visuel.
Conseil : Une bonne ergonomie de lecture peut faire la différence entre un guide utile et un guide difficile à consulter.
5/ Tester et valider le guide
Une fois le guide rédigé, il est crucial de le tester. Distribuez-le à un groupe restreint d’utilisateurs pour recueillir des retours sur la clarté des informations, la pertinence des exemples et l’efficacité du format.
- Révisions : Encouragez les utilisateurs à faire des suggestions pour améliorer le guide, qu’il s’agisse de contenu, de terminologie ou de mise en page.
- Validation par des experts : Si le guide touche à des domaines techniques ou réglementaires, faites-le valider par des experts de ces domaines pour garantir l’exactitude des informations.
6/ Diffuser efficacement le guide
Enfin, pour que le guide soit réellement utilisé, il est crucial de le rendre facilement accessible à ceux qui en ont besoin. Plusieurs formats peuvent être envisagés :
- Format papier : Pour les documents de référence dans des secteurs où les employés ne sont pas toujours connectés.
- Format numérique : Partagez le guide sous forme de PDF interactif, de site web interne, ou d’application mobile.
Conseil : Un guide numérique permet de l’actualiser plus facilement et d’inclure des fonctionnalités interactives comme des liens hypertextes ou des vidéos d’instructions.
Conclusion
La création d’un bon guide pratique demande une réflexion approfondie, de la clarté dans les objectifs et une connaissance précise du public visé. Un guide bien conçu est un véritable atout pour toute entreprise. Il permet de formaliser les processus, d’améliorer l’efficacité, et de garantir que tous les acteurs suivent les mêmes pratiques.
©Solstice Studio,Pixabay, Pexels